Prípadová štúdia · ESAL, cestná nákladná doprava
Z nástenky na stene
do jedného systému.
ESAL jazdí po celej Európe od roku 2008. Papierov a termínov pribúdalo rýchlejšie ako ľudí, ktorí ich mali strážiť. Toto je príbeh o tom, ako sa firma odbremenila krok za krokom — bez veľkého tresku a bez toho, aby menila spôsob, akým funguje jej biznis.
Ako to prebiehalo
Šesť procesov,
ktoré prestali bolieť.
Nástenka, ktorá stála peniaze
Na stene kancelárie visela vytlačená tabuľka: v riadkoch autá, v stĺpcoch štáty EÚ, v bunkách dátumy expirácie diaľničných známok. Na expiráciu známok totiž neexistuje žiadna oficiálna notifikácia — stačilo jedno prehliadnutie a prišla pokuta. Prvé riešenie bolo zámerne malé: systém, ktorý termíny stráži za ľudí a včas sa ozve. Pokuty za expirované známky odvtedy? Nula.
Objednávky prestali blúdiť v schránke
Objednávky od zákazníkov prichádzajú e-mailom — to sa nemenilo, zákazníkov netreba preučovať. Zmenilo sa to, čo sa deje potom: objednávky sa zbiehajú na jednom servisnom mieste a odtiaľ vstupujú do systému. Konateľ ich má pokope, so stavom vybavenia a celou históriou, namiesto hrabania sa v e-mailovej schránke.
Vodič dostane trasu jedným klikom
Priamo z objednávky odchádza vodičovi správa s trasou a časmi. Systém vie, ktorý vodič komunikuje cez SMS a ktorý cez WhatsApp — a z mobilnej aplikácie sa konateľ jedným klepnutím dostane do správneho vlákna s pripraveným textom. Žiadne prepisovanie adries do telefónu.
Fakturácia z hodín na minúty
Fakturácia bývala každotýždenná povinnosť: 2–3 hodiny prepisovania objednávok do faktúr pre jednotlivých objednávateľov. Teraz stačí vybavené objednávky označiť a systém z nich zostaví faktúry — vrátane importu do účtovníctva KROS. Z hodín každý týždeň sú minúty mesačne.
Termíny stráži systém, nie ľudia
To, čo sa osvedčilo pri diaľničných známkach, sa rozšírilo na všetko, čo má vo firme dátum: deklarácie vodičov, technické a emisné kontroly vozidiel. Systém upozorní vopred — nikto nemusí nič nosiť v hlave ani na nástenke.
Cashflow bez prekvapení
Faktúry majú splatnosti a splatnosti tvoria budúcnosť firmy. Systém ukazuje očakávaný cashflow na najbližšie obdobie po týždňoch a mesiacoch a drží na očiach faktúry po splatnosti. Konateľ vidí dopredu — nie až na výpise z banky.
Prečo to fungovalo
Žiadny veľký tresk. Systém rástol s firmou.
Nezačali sme prestavbou celej firmy. Začali sme najpálčivejším problémom — nástenkou so známkami. Keď sa riešenie osvedčilo, pridal sa ďalší proces. A ďalší. Presne takto pristupujem ku každej spolupráci.
Ktorý proces bolí vašu firmu?Firma nemení svoje fungovanie — systém sa prispôsobí jej
Každý krok sa nasadí, overí v prevádzke a až potom sa ide ďalej
Riešenie sa napája na existujúce nástroje — e-mail, telefón, účtovníctvo
Všetko funguje aj z mobilu, priamo z terénu
Váš príbeh môže byť ďalší